Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est rédigée conformément aux dispositions de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et conformément au Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).

Elle a pour objet d’informer toute personne dont les données sont traitées par la Société Heaven Collection by Karène, qu’elle agisse à titre privé ou professionnel, des conditions dans lesquelles ces données sont collectées et traitées, ainsi que des droits dont elle dispose.

1. PRÉAMBULE

Identité du responsable du traitement :

La Société Heaven Collection by Karène, Société par actions simplifiée à associé unique

au capital social de 1 000 €,

immatriculée au RCS de Strasbourg sous le numéro 130 423 718,

dont le siège social est sis 33 rue de Haguenau, 67350 Val-de-Moder,

représentée par sa Présidente en exercice dûment habilitée à l’effet des présentes, Madame Karène DEBLOCK

Coordonnées de la personne en charge de la politique de confidentialité :

Madame Karène DEBLOCK

33 rue de Haguenau, 67350 Val-de-Moder

Mail : contact@heavencollection.fr

La Société Heaven Collection by Karène n’a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n’étant pas obligatoire au regard de son activité.

Registre des traitements :

La Société Heaven Collection by Karène tient un registre des activités de traitement, conformément à l’article 30 du RGPD.

Personnes concernées par les traitements :

Les personnes concernées par les traitements sont :

• les utilisateurs du Site ;
• les prospects, consommateurs ou professionnels, ayant adressé une demande de contact ou sollicité un Entretien découverte ;
• les clients, consommateurs ou professionnels, ainsi que les voyageurs désignés par eux ;
• les abonnés à la lettre d’information de la Société Heaven Collection by Karène (« la Newsletter ») ;
• les interlocuteurs au sein des clients professionnels, des partenaires et des prestataires de voyages avec lesquels la Société Heaven Collection by Karène est en relation.

1. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Conformément à l’article 4, 1) du RGPD, les données à caractère personnel sont définies comme :

« toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

Les données traitées relèvent des catégories de données suivantes :

• les données relatives à l’identification des personnes concernées : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ; pour les professionnels, dénomination de l’entité représentée, fonction et coordonnées professionnelles ;
• les données relatives au projet de voyage : destination, dates, durée, budget, nombre et âge des voyageurs, centres d’intérêt et préférences, recueillies notamment lors de l’Entretien découverte et dans le cadre de la lettre de mission ;
• les données relatives aux voyageurs désignés par le client (nom, prénom, âge), communiquées par ce dernier ;
• le cas échéant, et uniquement si la personne concernée choisit de les communiquer, des informations relatives à la santé ou à la mobilité (régime alimentaire, allergies, handicap, etc.), qui constituent des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD ;
• les données de facturation et de paiement ; les données bancaires saisies lors d’un paiement par carte sont traitées directement par le prestataire de paiement sécurisé du Crédit Agricole et ne sont pas conservées par la Société Heaven Collection by Karène ;
• les données de connexion et de navigation (adresse IP, données relatives au terminal, pages consultées), collectées au moyen de cookies dans les conditions de la Charte d’utilisation des cookies ;
• les données relatives à la Newsletter (adresse électronique, date d’inscription. La Société Heaven Collection by Karène ne collecte que les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

L’inscription à la Newsletter est réservée aux personnes âgées d’au moins quinze (15) ans, conformément à l’article 45 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. Les données relatives à des voyageurs mineurs ne sont collectées qu’auprès du titulaire de l’autorité parentale.

1. COLLECTE ET UTILISATION DES DONNÉES

Les données à caractère personnel sont collectées lorsque la Personne concernée :

• contacte la Société Heaven Collection by Karène afin de connaître des informations sur les prestations proposées ;
• utilise le formulaire de contact du Site, à partir de l’onglet « NOUS ÉCRIRE », ou sollicite un Entretien découverte ;
• s’inscrit à la Newsletter ;
• accepte un devis, signe une lettre de mission et commande une prestation ;
• navigue sur le Site, dans les conditions de la Charte d’utilisation des cookies.

En ce qui concerne les formulaires de saisie d’information affichés sur le Site, les données à caractère personnel dont la communication est obligatoire pour la prise en compte de la demande sont identifiées par un astérisque « *Champs obligatoires ».

Le défaut de communication d’une donnée personnelle identifiée comme obligatoire provoquera la non-validation du formulaire en question.

Lorsqu’un client communique des données relatives aux voyageurs qu’il désigne, ou un client professionnel des données relatives à ses collaborateurs, il lui appartient d’informer les personnes concernées du traitement de leurs données dans les conditions de la présente politique.

Aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard de la personne concernée n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé, y compris le profilage.

Si les données personnelles sont utilisées à d’autres fins que celles mentionnées ci-après, la Société Heaven Collection by Karène s’engage à vous en informer préalablement et, lorsque ce traitement repose sur votre consentement, vous aurez la possibilité de ne pas le donner ou de le retirer.

1. FINALITÉS ET BASES LÉGALES DU TRAITEMENT

Les traitements mis en œuvre par la Société Heaven Collection by Karène poursuivent les finalités suivantes, chacune reposant sur l’une des bases légales prévues aux articles 6 et 9 du RGPD :

Finalité	Base légale	Durée de conservation
Traitement des demandes de contact et d’Entretien découverte ; établissement des devis et des lettres de mission	Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (art. 6, 1, b)	3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect
Exécution des prestations de Travel Planning et gestion de la relation client (lettre de mission, Proposition d’Itinéraire, Carnet de voyage numérique)	Exécution du contrat (art. 6, 1, b)	Durée de la relation contractuelle, puis 5 ans en archivage intermédiaire
Prise en compte des informations de santé ou de mobilité des voyageurs	Consentement explicite (art. 9, 2, a)	Durée de la prestation, puis suppression dans un délai de 3 mois
Facturation, comptabilité et respect des obligations légales	Obligation légale (art. 6, 1, c)	10 ans pour les pièces comptables
Envoi de la Newsletter et prospection commerciale à destination des consommateurs	Consentement (art. 6, 1, a) ; pour les offres de services analogues adressées aux clients : intérêt légitime (art. 6, 1, f et art. L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques)	Jusqu’au désabonnement ou 3 ans sans interaction
Prospection commerciale à destination des professionnels	Intérêt légitime (art. 6, 1, f), sous réserve du droit d’opposition	3 ans à compter du dernier contact
Gestion des demandes d’exercice des droits et de la liste d’opposition à la prospection	Obligation légale (art. 6, 1, c)	Durée de traitement de la demande ; 3 ans pour la liste d’opposition
Mesure d’audience du Site et gestion des cookies	Consentement (art. 82 de la loi n° 78-17), sauf traceurs exemptés	13 mois pour les traceurs ; 25 mois pour les données collectées
Sécurité du Site, prévention des fraudes, protection des droits de propriété intellectuelle, gestion des précontentieux et contentieux	Intérêt légitime (art. 6, 1, f)	Durée de la procédure, augmentée des délais de recours
Publication d’avis ou de témoignages clients	Consentement (art. 6, 1, a)	Jusqu’au retrait du consentement

• DESTINATAIRES ET COMMUNICATION DES DONNÉES

Les données sont destinées à la Société Heaven Collection by Karène et ne sont accessibles qu’à sa Présidente et, le cas échéant, aux personnes habilitées à les traiter en raison de leurs fonctions.

Dans le cadre de l’exercice de son activité, la Société Heaven Collection by Karène peut être amenée à communiquer certaines données :

• à ses sous-traitants techniques : hébergeur du Site (o2switch), outils de messagerie et de stockage, outil d’envoi de la Newsletter Brevo, outil de prise de rendez-vous Calendly, outil de signature électronique Yousign et prestataire de paiement sécurisé Crédit Agricole ;
• à ses conseils et prestataires soumis au secret professionnel (expert-comptable, avocat) ;
• aux prestataires de voyages (agences réceptives, hébergeurs, prestataires d’activités), uniquement avec l’accord préalable du client et lorsque cette transmission est nécessaire à l’obtention d’informations ou de propositions pour son voyage ;
• aux autorités administratives ou judiciaires, sur réquisition et dans les cas prévus par la loi.

La Société Heaven Collection by Karène s’interdit de vendre, louer ou céder les données à des tiers à des fins commerciales.

Cadre des sous-traitants :

Le responsable de traitement a recours à des sous-traitants pour réaliser certains traitements. Ces sous-traitants sont liés à la Société Heaven Collection by Karène par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD, qui les oblige à ne traiter les données que sur ses instructions, à en garantir la sécurité et la confidentialité, et à ne pas les utiliser afin de servir leurs propres intérêts.

• TRANSFERTS DE DONNÉES HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

Certains sous-traitants de la Société Heaven Collection by Karène peuvent être établis, ou héberger des données, en dehors de l’Union européenne. Dans ce cas, les transferts sont encadrés conformément aux articles 44 et suivants du RGPD, notamment par une décision d’adéquation de la Commission européenne (telle que, pour les États-Unis, la décision relative au cadre de protection des données UE-États-Unis, applicable aux entreprises certifiées) ou par des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. La personne concernée peut obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.

Par ailleurs, lorsque le client demande que certaines informations soient transmises à un prestataire de voyages établi hors de l’Union européenne pour les besoins de son voyage, ce transfert est effectué sur le fondement de l’article 49, 1, b) du RGPD, en tant que nécessaire à l’exécution du contrat conclu à sa demande.

• DURÉE DE CONSERVATION

Les données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées.

Les durées de conservation applicables à chaque traitement sont précisées dans le tableau figurant au paragraphe IV ci-dessus.

Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Lorsqu’elles doivent être conservées pour satisfaire à une obligation légale ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, elles font l’objet d’un archivage intermédiaire sur un support fiable et sécurisé, dont l’accès est restreint, conformément aux législations en vigueur.

Les justificatifs d’identité éventuellement demandés dans le cadre de l’exercice des droits sont supprimés dès la vérification de l’identité du demandeur.

• SÉCURITÉ DES DONNÉES

Conformément à l’article 32 du RGPD, la Société Heaven Collection by Karène met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, et notamment : accès restreint et protégé par des mots de passe robustes, connexion sécurisée au Site (protocole HTTPS), sauvegardes régulières et recours à des sous-traitants présentant des garanties suffisantes.

En cas de violation de données à caractère personnel, la Société Heaven Collection by Karène notifie la violation à la CNIL dans les conditions de l’article 33 du RGPD et en informe les personnes concernées lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés, conformément à l’article 34 du RGPD.

1. POLITIQUE EN MATIÈRE DE COOKIES

La personne concernée est invitée à consulter la Charte d’utilisation des cookies ci-après, accessible sur le site.

• DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, D’EFFACEMENT, DE LIMITATION ET DE PORTABILITÉ

La Personne concernée par un traitement de données bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité de ses données personnelles, ainsi que d’un droit d’opposition dans les conditions précisées au paragraphe XI ci-après.

La Personne concernée a le droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le consentement constitue la base légale du traitement, sans que ce retrait porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant celui-ci.

Elle peut également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès, conformément à l’article 85 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Elle peut exercer ces droits en s’adressant à la Société Heaven Collection by Karène à l’adresse mail suivante : contact@heavencollection.fr, ou par courrier postal à l’adresse de son siège social.

La demande devra indiquer les nom et prénom, adresse e-mail ou postale de la personne concernée. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, la Société Heaven Collection by Karène pourra demander les informations complémentaires nécessaires pour la confirmer, y compris, le cas échéant, un justificatif d’identité.

La Société Heaven Collection by Karène répond à la demande dans un délai d’un (1) mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, la personne concernée en étant alors informée dans le délai d’un mois (article 12, 3 du RGPD).

• DROIT D’OPPOSITION ET RÉCLAMATION

Exercice du droit d’opposition :

Vous pouvez à tout moment vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles fondé sur l’intérêt légitime de la Société Heaven Collection by Karène. Vous pouvez en outre vous opposer à tout moment, sans avoir à justifier de motif, au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, notamment au moyen du lien de désinscription figurant dans chaque courriel ou en contactant la Société Heaven Collection by Karène à l’adresse mail suivante : contact@heavencollection.fr.

Réclamation :

La Personne concernée par un traitement a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr.

• MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La Société Heaven Collection by Karène se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité, à tout moment, en tout ou partie, compte tenu des modifications et évolutions de ses usages et pratiques ou de la réglementation applicable. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des personnes concernées.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique, notamment avant toute communication de vos données.

Politique de confidentialité en vigueur au 12 octobre 2026